Werkruimte in de eigen woning – BTW

Geen kwalificerende werkruimte, wel BTW terug te vragen
Wanneer je geen kwalificerende werkruimte hebt (niet zelfstandig en/of onvoldoende arbeidsinkomen in of vanuit de werkruimte behaald) zijn de kosten verbonden aan de werkruimte niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting. De BTW kent echter andere regels. Bij de BTW is het doel van de kosten leidend.

Maak je kosten om met BTW-belaste diensten te verrichten of producten te verkopen dan mag je de betaalde BTW terug vragen via de BTW-aangifte. Ook voor de inrichtingskosten van de werkkamer zoals b.v. een tafel, stoel, bureau, kast, vloerbedekking of energie. 

Om de BTW terug te kunnen vragen is natuurlijk wel een keurige factuur nodig met daarop de berekende BTW apart vermeld. Als ZZP-er is het niet nodig dat de factuur op je bedrijfsnaam staat (voor een BV wel).

Daarnaast moet je natuurlijk ook rekening houden met eventueel privégebruik. Gebruik je de inventaris 100% zakelijk dan mag je ook de BTW volledig terug vragen. Bij gemengd gebruik zakelijk/privé naar rato van het zakelijk gebruik.

Daarnaast is het belangrijk dat jouw boekhouding inzicht geeft in de uitgaven en de BTW. Betaal daarom dergelijke uitgaven altijd vanaf je zakelijke rekening en neem deze ook in je boekhouding op.

Maak hiervoor b.v. een aparte grootboekrekening ‘niet aftrekbare zakelijke kosten’ voor aan. Hierdoor zie je in de winst- en verliesrekening direct wel deel van de ‘kosten’ je bij de winstberekening voor de inkomstenbelasting buiten beschouwing moet laten.

Over welke kosten gaat het dan?
Inventaris die specifiek verbonden is aan het beroep is wel aftrekbaar, deze vallen namelijk niet onder de fiscale definitie van de inrichting van de werkruimte. Een planbord, behandeltafel, brandvrije kast vallen hieronder.

Verder kun je van alle kosten die je maakt voor je werkkamer de BTW terug vorderen, zolang je er maar een zakelijk doel aan kunt koppelen. Ook voor energie mag je dit principe toepassen.

Als ZZP-er hoef je hiervoor geen zakelijk contract met je energieleverancier of provider te hebben.  Zolang de BTW maar op de factuur staat en de factuur aan jouw is gericht (jij bent immers je bedrijf).

In veel gevallen het zelfs niet slim om een zakelijk contract aan te gaan. Met een zakelijk contract verlies je namelijk ook je rechten als consument. Je bent immers een B2B contact aangegaan en daarvoor gelden andere regels.

Hoe bepaal je de terug te vorderen BTW?
Bij de aanschaf van eenmalige fysieke zaken of diensten is de BTW op basis van de factuur eenvoudig vast te stellen. Koop je een bureau voor 121,- (waarvan 21,- BTW). Dan boek je 100,- in de kosten en 21,- op terug te vorderen BTW.

Bij energie kun je ervoor kiezen om een aparte meter voor je werkkamer te laten aanleggen. Hierdoor weet je exact wat het verbruik is. Heb je geen zware apparaten staan dan wegen de kosten waarschijnlijk niet op tegen de voordelen. Je kunt dan op basis van de oppervlakte van je werkkamer t.o.v. de totale oppervlakte van he woning het zakelijk deel van de energierekening bepalen.

Stel dat je werkkamer 10% van de totale woning beslaat. In de energierekening van de totale woning zit €200,- aan BTW. Dan mag je dus via de BTW-aangifte 10% van die €200,- terug vragen.

Je hoeft niet alles tot in detail op de millimeter, Kwh of seconde uit te rekenen. Belangrijk is dat je een redelijk standpunt inneemt over de verhouding zakelijk / privé verbruik en dus de terug te vorderen BTW dat je kunt uitleggen aan de belastingdienst. Overdrijf niet en wees redelijk. Stel dat jouw werkkamer 10% van de totale woning beslaat en dat je 1 dag thuis werkt en 4 dagen buitenshuis. Kun je dan uitleggen dat je toch 10% van de BTW over de totale energierekening terug vraagt? Je voorkomt hiermee dat de belastingdienst vraagt om het zakelijk gebruik aan te tonen en dat is in de praktijk erg lastig en zorgt voor een hoge administratieve last.

Net zoals bij alle kosten is het belangrijk om rekening te houden met eventueel privégebruik.