Facturen versturen en betalen doe je zelf, waarom de boekhouding dan niet?

Facturen versturen aan klanten, controleren of de klant betaald heeft en inkoopfacturen via de internetomgeving van de bank betalen, zijn zaken die de ondernemer vaak vanzelfsprekend zelf doet. De boekhouding daarentegen wordt nog wel eens uit handen gegeven. Begrijpelijk? Niet als je de mogelijkheden van on-line boekhouden benut.

Door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van on-line boekhouden kun je als ondernemer veel tijd en waarschijnlijk ook geld besparen.

minder dubbel werk  |  minder kans op fouten  |  meer en actueel inzicht

Geen gedoe meer met Word of Excel sjablonen, foutieve factuurnummers, bedragen of factuurdatum. Ook het opslaan (als PDF) en per post of via de mail versturen, printen en in een ordner bewaren, kunnen tot het verleden behoren. In plaats daarvan kun je de verkoopfacturen opstellen en (digitaal) verzenden vanuit een on-line boekhoudprogramma. Naast minder handelingen en kans op fouten is de factuur ook al direct in de boekhouding verwerkt.

Nooit meer zelf (dagelijks) je bankrekening checken of de klant al betaald heeft. Bij vrijwel alle on-line boekhoudprogramma’s kun je dagafschriften van je bankrekening importen. Ook kun je bij een (beperkt) aantal kiezen voor een automatische bankkoppeling. Het boekhoudprogramma haalt dan dagelijks de bij- en afschrijvingen bij je bank op en verwerkt eventuele openstaande facturen direct in je boekhouding. Zo geeft je boekhouding ook actueel inzicht in de betaalstand van je klanten.

Inkoopfacturen niet meer uitprinten en/of downloaden, bewaren in een ordner en handmatig via internetbankieren betalen. Inkoopfacturen laat je door de leverancier rechtstreeks naar de boekhouding mailen. Daar pak je de factuur op en voer je deze in je boekhouding in. Maakt je leverancier gebruik van digitale facturen (de zogenaamde UBL bestanden) dan hoef je alleen maar te controleren of de boekhoudsoftware de gegevens van de factuur juist heeft overgenomen.

Zijn er nog facturen die je moet betalen? Maak dan een betaalbestand aan en verzend deze met 1 druk op de knop naar de bank. Log nog wel even bij je bank in om het betaalbestand op te halen en de facturen te betalen.

Moeilijk is het niet. Zoals met zoveel zaken, je moet even weten hoe het werkt, het een keer zelf gedaan hebben en je bent helemaal om. En kom je er even niet uit of weet je niet wat (fiscaal) wel of juist niet mag? Dan is er altijd nog de boekhouder aan wie je de vraag kunt stellen of die (tegen lagere kosten) een controle op je boekingen uit kan voeren.

Kortom: als je toch al alle facturen zelf verwerkt (versturen en betalen), dan kun je net zo goed zelf je boekhouding doen!